個人情報保護方針

株式会社ハートビーツ(以下「当社」といいます。所在地及び代表者の氏名は(https://heartbeats.jp/company/)をご参照ください。)は、企業の創造活動の一翼を担う情報テクノロジーサポートカンパニーとして、安心・安全で信頼性の高いサービスを提供することでお客様、従業員そして社会の発展に貢献することを理念とし、サーバー運用管理代行業務、サーバー監視代行業務、サーバーホスティング業務を事業の核とした事業活動を行っています。事業活動を通じて当社が取得するお客様、取引先、従業員等の個人情報(特定個人情報を含み、以下「個人情報」といいます。)は、当社にとって大変重要な情報資産であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業員への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。

  1. 個人情報の取得、利用及び提供に関して
    • 適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
    • 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
    • 個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
    • 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。
    • 目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。
  2. 法令、国が定める指針その他の規範(以下、「法令等」という。)に関して
    • 個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業員及び取引先に周知し遵守いたします。
  3. 個人情報の安全管理に関して
    • 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。点検を実施し、発見された違反、事件及び事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
    • 安全に関する教育を、従業員、取引先に徹底いたします。
  4. 苦情・相談に関して
    • 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。
  5. 継続的改善に関して
    • 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、本個人情報保護方針達成のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
    • 改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。


具体的には、以下に定めるプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」といいます。)の内容に従って個人情報を取り扱います。

個人情報保護方針の内容についての問合せ先

株式会社ハートビーツ 個人情報問合せ窓口

〒160-0022 東京都新宿区新宿1-28-11 小杉ビル5F
e-mail:pms@heartbeats.jp
佐野 裕(さの ゆたか)(個人情報保護管理者)

※ご不明な点などがございましたらご連絡下さい。

制定日 2005年4月15日
改定日   2011年8月6日
改定日   2013年1月7日
改定日 2015年3月16日
改定日   2017年5月8日
改定日   2022年6月1日

株式会社ハートビーツ
代表取締役 藤崎正範

個人情報の取り扱いについて

1.適用対象

本ポリシーは、当社が提供するすべてのサービス(以下「当社サービス」といいます。)に関連して取得されるすべての個人情報に適用されます。当社は、特定のサービスについて、個別のプライバシーポリシー又は利用規約(以下「個別ポリシー」といいます。)を定める場合があります。この場合、その特定のサービスにおいて、本ポリシーと個別ポリシーが併せて適用されるものとし、両者に矛盾がある場合は、個別ポリシーが優先するものとします。

2.利用目的等

当社は、当社が取得する個人情報(以下「取得情報」といいます。)を取得する際にお知らせした利用目的、利用規約に定める利用目的又は以下の目的の達成に必要な範囲内で利用し、目的外利用はいたしません。

個人情報の種別 利用目的 開示区分
資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報 お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内のため 開示
お取引先情報 お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等のため 開示
採用候補者・応募者の方、インターンシップ活動への応募者の情報 採用及び採用の検討において利用するため
インターンシップ活動及び関連するイベント等に利用するため
開示
社員情報 人事、総務などの雇用管理のため 開示
取引先がサーバーに保存されたデータ
「管理・監視仕様書」 の連絡先情報
チケット管理情報
サーバー管理及び監視のため 非開示
個人情報の種別 資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報 利用目的 お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内のため 開示区分 開示
個人情報の種別 お取引先情報 利用目的 お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等のため 開示区分 開示
個人情報の種別 採用候補者・応募者の方、インターンシップ活動への応募者の情報 利用目的 採用及び採用の検討において利用するため
インターンシップ活動及び関連するイベント等に利用するため
開示区分 開示
個人情報の種別 社員情報 利用目的 人事、総務などの雇用管理のため 開示区分 開示
個人情報の種別 取引先がサーバーに保存されたデータ 利用目的 サーバー管理及び監視のため 開示区分 非開示

3.第三者への提供

当社は、当社が取得した個人情報を本人の同意を得ず第三者に提供することはありません。ただし、次に掲げる場合はこの限りではありません。

  1. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があると当社が判断した場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  2. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
  5. 個人情報保護法の定めに従って、共同利用を行う場合
  6. 刑事訴訟法第218条(令状による差押え・捜索・検証)その他同法の定めに基づく強制の処分が行なわれた場合
  7. 特定電気通信役務提供者の損害賠償責任の制限及び発信者情報の開示に関する法律第4条(発信者情報の開示請求等)に基づく開示請求の要件が充足された場合
  8. その他、法令等で認められる場合

4.個人情報の取り扱い業務の委託

当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しており、業務委託先に対して個人情報を提供することがあります。この場合、当社は委託先において個人情報について安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行うものとします。具体的には、委託する業務内容に対して必要のない個人情報を提供しないようにすることに加え、個人情報を適切に取り扱うと認められる委託先を選定し、委託先との間で委託契約を締結し、当該契約において、安全管理措置、秘密保持、再委託の条件、委託契約終了時の個人情報の返却等その他の個人情報の取り扱いに関する事項について適正に定めるとともに、委託先における個人データ取り扱い状況について適切に監督いたします。

5.安全管理措置

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の予防及び是正のため、当社内において規程を整備し安全対策に努めます。以上の目的を達するため、以下の措置を講じています。

基本方針の策定 当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております
規律の整備 取得、利用、提供、廃棄といった段階ごとに、取り扱い方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております
組織的安全管理措置 定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております
人的安全管理措置 従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております
物理的安全管理措置 個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております
技術的安全管理措置 外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております
外的環境の把握 個人情報等についてクラウドサービスを利用して保管しております。
当該クラウドサービスのデータセンター所在地は、日本及び米国にあります。
当社は、当該クラウドサービスが適切なアクセス制御を行っていることを確認の上、これらの国、地域における個人情報保護制度も把握するように努めております。
データセンターの国名が特定できないサービスは以下の通りです。
当社利用サービス名 Google Workspace(Google drive、Gmail等)、Scrapbox、Rakumo、マネーフォワード
外国の名称が特定できない理由 障害対策のため、非公表又は世界各地にデータを分散しているため
外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報 外国の名称が特定できないため、個人情報の保護に関する制度の特定はできません
当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報 GoogleはISO/IEC27001、ISO/IEC 27017、ISO/IEC 27018の認証を取得しています。

6.開示等の請求手続き

当社がご本人又はその代理人から、当社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供の記録(以下、“開示等の請求”という。)にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。

  1. 開示等の請求の申出先
    • 開示等のご請求については、個人情報開示等請求書 に必要書類を添付の上、メール添付、郵送により下記の当社個人情報問い合わせ窓口までご提出ください。
    • 郵送の場合、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
  2. 開示等の請求における提出書面
    • 開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入ください。
  3. 本人確認
    • 当社は開示等請求者の本人確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。
  4. 代理人による開示等のご請求
    • 開示等のご請求を代理人に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
      1. 代理人本人であることを確認するための書類(コピー)
        運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか1点
        ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
      2. 委任状(ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。)
  5. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
    • 個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、1回の請求ごとに、500円(税込み)の手数料をいただきます。
      手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円(税込み)をお振込みください。
      ※ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします
      ※振込手数料はご負担ください


      なお、手数料が不足していた場合、または、お振込の確認が出来ない場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。
  6. 開示等のご請求に対する回答方法
    • ご請求者よりいただきました方法(メール、郵送)により、ご回答いたします。
  7. 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
    • 当社の個人情報の管理が適切でないと判断した時は、まず当社に苦情を申し立ていただきたいと存じますが、当社の対応が満足できない場合、以下の「認定個人情報保護団体」へ苦情を申し立てることが出来ます。

      一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
      〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
      TEL:03-5860-7565 / 0120-700-779

7.個人情報提供の任意性

お客様が当社に対して個人情報を提供することは任意です。ただし、個人情報を提供されない場合には、当社からの返信やサービスの提供ができない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

8.変更手続

当社は、必要に応じて、本ポリシーを変更します。ただし、法令上本人の同意が必要となるような本ポリシーの変更を行う場合、変更後の本ポリシーは、当社所定の方法で変更に同意した方に対してのみ適用されるものとします。なお、当社は、本ポリシーを変更する場合には、変更後の本ポリシーの施行時期及び内容を当社のウェブサイト上での表示その他の適切な方法により周知し、又は通知します。


個人情報問合せ窓口

株式会社ハートビーツ 個人情報問合せ窓口

〒160-0022 東京都新宿区新宿1-28-11 小杉ビル5F
e-mail:pms@heartbeats.jp
佐野 裕(さの ゆたか)(個人情報保護管理者)

※ご不明な点などがございましたらご連絡下さい。

制定日 2005年4月15日
改定日 2008年4月10日
改定日 2012年8月25日
改定日   2022年4月1日
改定日   2022年6月1日

株式会社ハートビーツ
代表取締役 藤崎正範

インフラエンジニアway
インフラエンジニア勉強会hbstudy
HB SAKABA