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個人情報保護方針

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個人情報保護方針

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【個人情報保護の理念】

株式会社ハートビーツ（以下「当社」といいます。所在地及び代表者の氏名は会社概要をご参照ください。）は、企業の創造活動の一翼を担う情報テクノロジーサポートカンパニーとして、安心・安全で信頼性の高いサービスを提供することでお客様、従業員そして社会の発展に貢献することを理念とし、サーバー運用管理代行業務、サーバー監視代行業務、サーバーホスティング業務を事業の核とした事業活動を行っています。事業活動を通じて当社が取得するお客様、取引先、従業員等の個人情報（特定個人情報を含み、以下「個人情報」といいます。）は、当社にとって大変重要な情報資産であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業員への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。

【方針】

  1. 個人情報の取得、利用及び提供に関して

    • 適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
    • 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
    • 個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
    • 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。
    • 目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。

  2. 法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して

    • 個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。

  3. 個人情報の安全管理に関して

    • 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
    • 点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
    • 安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。

  4. 苦情・相談に関して

    • 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。

  5. 継続的改善に関して

    • 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
    • 改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。
  • 制定日　2005年4月15日
  • 改定日　2011年8月6日
  • 改定日　2013年1月7日
  • 改定日　2015年3月16日
  • 改定日　2017年5月8日
  • 改定日　2022年6月1日

株式会社ハートビーツ
代表取締役　藤﨑正範

個人情報保護方針に関する問い合わせ先

株式会社ハートビーツ　個人情報問合せ窓口

〒160-0022　東京都新宿区新宿1-28-11 小杉ビル5F
03-3356-1236（平日10:00～17:00）

  • ご不明な点などがございましたらご連絡ください。

個人情報の取扱いについて

1.適用対象

本ポリシーは、当社が提供するすべてのサービス（以下「当社サービス」といいます。）に関連して取得されるすべての個人情報に適用されます。当社は、特定のサービスについて、個別の利用規約（以下「個別ポリシー」といいます。）を定める場合があります。この場合、その特定のサービスにおいて、本ポリシーと個別ポリシーが併せて適用されるものとし、両者に矛盾がある場合は、個別ポリシーが優先するものとします。

2.事業者情報

株式会社ハートビーツ
〒160-0022 東京都新宿区新宿1-28-11 小杉ビル5F
代表取締役　藤﨑正範

3.個人情報保護に関しての責任者

個人情報保護管理者　CISO
03-3356-1236（平日10:00～17:00）

4.個人情報の利用目的等に関して

個人情報の種別 利用目的 開示区分
お取引先情報（「管理・監視仕様書」の連絡先やチケット管理情報を含む） お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等のため 開示
当社サービスのユーザー情報 契約の履行、履行請求、利用状況分析、機能改善、マーケティングのため 開示
お問い合わせ情報（資料請求など） お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内、当社サービスの改善、広告効果測定およびマーケティング分析並びに広告配信の最適化を目的とした広告配信事業者へのデータ提供のため 開示
アンケート マーケティング分析のため 開示
社員情報 人事、総務などの雇用管理のため 開示
採用活動・インターンシップ活動への応募者の情報 採用及び採用の検討において利用するため
インターンシップ活動及び関連するイベント等に利用するため 		開示
応募者が指定する推薦者（リファレンス提供者）の情報 採用選考における経歴確認・適性評価のため 非開示
取引先がサーバーに保存されたデータ サーバー管理及び監視のため 非開示

5.第三者への提供

当社は、広告効果測定および広告配信の最適化のため、ご本人の同意を得た上で、利用者から取得したメールアドレス等をハッシュ化し、Google LLC等の広告配信事業者（下記の外国にある事業者を含みます。）へ提供する場合があります。お客様が本ポリシーに同意することにより、本項に基づく外国にある事業者への提供についても同意したものとみなされます。

【提供先国】

  • アメリカ合衆国

当該外国における個人情報保護に関する制度に関する情報は、個人情報保護委員会のウェブサイトに掲載されている「諸外国・地域の法制度」をご覧ください。提供先は個人データの取扱いについてわが国の個人情報取扱事業者に求められる措置と同水準の措置を講じています。

6.取扱い業務の委託

弊社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより皆様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

7.保有個人データの安全管理のために講じた措置に関して

基本方針の策定 当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております
規律の整備 取得、利用、提供、廃棄といった段階ごとに、取扱方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております
組織的安全管理措置 定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております
人的安全管理措置 従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております
物理的安全管理措置 個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております
技術的安全管理措置 外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております
外的環境の把握 外国に個人データを保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しております

8.開示等の請求手続きに関して

当社がご本人又はその代理人から、当社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。

  1. 開示等の請求の申出先

    • 開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりご提出ください。
      郵送の場合、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
      なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

  2. 開示等の請求における提出書面

  3. 本人確認

    • 当社は開示等請求者の本人確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。

  4. 代理人による開示等のご請求

    • 開示等のご請求を代理人に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
      1. 代理人本人であることを確認するための書類（コピー）
        運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
        ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
      2. 委任状（ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）

  5. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料

    • 個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、1回の請求ごとに、500円（税込み）の手数料をいただきます。
      手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円（税込み）をお振込みください。

      • ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします
      • 振込手数料はご負担ください

      なお、手数料が不足していた場合、または、お振込の確認が出来ない場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

  6. 開示等のご請求に対する回答方法

    • ご請求者よりいただきました方法（メール、郵送）により、ご回答いたします。

  7. 苦情の申出先及び認定個人情報保護団体名

    • 当社の保有個人データの取扱いに関する苦情及び相談は、当社の「個人情報保護方針に関するお問い合わせ」に記載の窓口にて受け付けております。
      当社の対応に満足できない場合は、以下の認定個人情報保護団体に苦情を申し立てることができます。

      【認定個人情報保護団体】
      一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局
      〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
      TEL：03-5860-7565 / 0120-700-779

9.個人情報提供の任意性

お客様が当社に対して個人情報を提供することは任意です。ただし、個人情報を提供されない場合には、当社からの返信やサービスの提供ができない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

10.変更手続

当社は、必要に応じて、本ポリシーを変更します。ただし、法令上本人の同意が必要となるような本ポリシーの変更を行う場合、変更後の本ポリシーは、当社所定の方法で変更に同意した方に対してのみ適用されるものとします。なお、当社は、本ポリシーを変更する場合には、変更後の本ポリシーの施行時期及び内容を当社のウェブサイト上での表示その他の適切な方法により周知し、又は通知します。

  • 制定日　2005年4月15日
  • 改定日　2008年4月10日
  • 改定日　2012年8月25日
  • 改定日　2022年4月1日
  • 改定日　2022年6月1日
  • 改定日　2024年5月16日
  • 改定日　2025年12月15日
  • 改定日　2026年5月15日
  • 改定日　2026年7月16日

株式会社ハートビーツ
代表取締役　藤﨑正範

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