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リモート勤務に関する管理部の取組みについて

   

皆さんこんにちは。経営企画室/管理部の戸島です。 今回は、リモート勤務に関してハートビーツ管理部のこれまでの取組みをご紹介したいと思います。 本ブログでお伝えすることは以下です。

  • ハートビーツでは、全社原則リモート勤務推奨を継続中
  • リモート勤務実現のため管理部を中心に様々な変化に取組んできた。大きく二段階。
  • 今後の環境変化の中においても、柔軟で働きやすい職場環境の維持向上を目指したい。

全社原則リモート勤務推奨の継続

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)が世界的に猛威をふるうようになってから早1年強が経ちますが、残念ながら予断を許さない感染の状況が続いております。ハートビーツでは、社員や関係者の安全確保と、安定したサービスを継続的に提供できる環境維持のため、全社を対象に「原則リモート勤務推奨」を継続しております。4月1日、新卒3名の方々を迎え実施した「入社式」も、昨年に続き2回目のオンライン開催となりました。

リモート勤務に関する管理部の取組みについて

全社リモート勤務を実現するため、ハートビーツでは管理部を中心に様々な変化にこれまで取組んできました。取組みは大きく二段階に分けられます。一段階目は、昨年度、緊急の必要に迫られる中で、リモートでも現場の業務が滞りなく進むよう、速やかに立ち上げた緊急対応策の数々です。二段階目は、今年度、中長期的な影響も踏まえつつ検討し進めてきた対応策になります。

一段階目の取組みについて

昨年度の緊急対応策は具体的には以下のような取組みです。事業の継続維持のため、少ない検討時間で迅速に整備したものばかりです。

  • 感染予防策の周知
  • 電話対応方法の整備
  • 受発注におけるデジタル押印対応
  • デジタル文書による経理処理対応
  • デジタル文書による入退社等の労務対応
  • 勤怠システムのWEB打刻化
  • リモート準備金の支給(導入時/導入後の入社者に対しては入社時)
  • 備品(椅子/モニター)の従業員自宅貸出
  • 助成金対応、従業員からの個別相談対応

二段階目の取組みについて

今年度は、より中長期的な影響も踏まえつつ、各種対応を進めてきました。

第一に、従業員に毎月支払う「リモート手当」を新設しました。在宅で勤務をすることによる通信費や光熱費の負担を一部補助する目的です。同時に通勤手当についても、公平感のある支給方法とするべく、実費基準に見直しました。

第二に、管理部もまた全社方針に従い「原則リモート勤務」をできるだけ推進する目的で、文書のデジタル化を更に進めました。具体的には、雇用契約等の電子締結の仕組みを導入したり、年末調整のWEB対応を準備導入したりしました。

第三に、「リモート勤務規程」を整備しました。このことにより、コロナウイルス感染対策による在宅勤務はもちろんのこと、それまで一部従業員(首都圏以外に在住)に適用されていた「フルリモート勤務(完全在宅勤務)」についても、社内規定の根拠が整備できました。恒久的な「フルリモート勤務(完全在宅勤務)」については、新規の中途採用時に限り、慎重に個別検討した上で、問題ないと判断できる場合のみの許可となっているのが現状です。しかし、全国に居住の優秀な候補者の方々にハートビーツにジョイン頂ける可能性をまずは拓くことができた、という意味においては、大きな一歩になったと考えています。

第四に、物理拠点の在り方を見直し、本社オフィスの一部減床とサテライトオフィスの解約に踏み切りました。

第五に、ハートビーツの福利厚生制度として人気のあるボランチ(部門横断で親睦を深める目的で開催されるランチ制度。ランチ代は会社負担)を、オンラインボランチとして再開しました。ランチをデリバリーするケースが多いことに合わせ、上限金額もアップしました。リモート勤務により、どうしても希薄化しがちな、人と人との交流のコミュニケーションを推進する狙いです。再開以降、楽しい!というフィードバックを多数いただいているだけでなく、最近はカルチャーとして根づいてきており、管理部主催で実施するもの以外にチーム単位で独自に企画するオンラインボランチの取組みなどが拡がっていて、大変嬉しく思っています。

第六に、オフィスでしか行われていなかった図書貸出について改善し、自己研鑽目的での書籍(業務に関係するもの)購入リクエストを受け付け、従業員の自宅にお送りできる仕組みを整えました。

最後に、「原則リモート勤務推奨中」の期間に限った暫定施策として、リモートではどうしても遂行できない業務の都合で、やむなく実出社が発生する従業員に対し「実出社報奨手当」の支給を実施しています。事務所サーバーやデータセンターでの実作業、お客様のご要望にお応えするための実作業、事務所内でしか対応できないシステム等の実作業、紙の書面で実施しなければならない実作業、等、リスクをとって対応して下さっている従業員の方に少しでも会社としての感謝を示せればと考えています。合わせて、実出社を減らすために必要なインフラ投資等については導入検討を(投資対効果を見極めつつ)積極的に継続してまいります。

あなたもハートビーツで自分を活かしてみませんか

以上、今回はリモート勤務に関わるハートビーツ管理部の取組みを中心にご紹介しました。いずれコロナウイルス感染症の状況が変化した後においても、ハートビーツの業務内容とひとりひとりのスタイルに寄り添いながら、できるかぎり柔軟で効率的な働き方を追求できるような職場環境の維持向上を目指し、今後の検討を進めていければと考えています。

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